Avviso ferie studio medico: come comunicarlo sui social

Un avviso ferie studio medico funziona quando dice quattro cose, chiare e in ordine: da quando a quando lo studio è chiuso, chi ti sostituisce o a chi rivolgersi, cosa fare per le urgenze, quando si riapre. Se una di queste manca, arrivano telefonate a vuoto e messaggi preoccupati.

I social sono un posto in più dove dare la notizia, non l'unico. Molti pazienti non seguono il profilo dello studio, e chi lo segue non vede tutto ciò che pubblichi. Per questo l'avviso va scritto una volta bene e poi ripetuto, uguale, su tutti i canali.

Vediamo cosa scrivere, quando pubblicarlo e come gestire le chiusure che non avevi previsto.

Cosa deve dire un avviso ferie studio medico

Prima di preparare la grafica, scrivi il testo. Bastano poche righe:

1. Le date: il primo giorno di chiusura e il giorno in cui si riapre, con il giorno della settimana. «Da lunedì a venerdì» si legge meglio di due date nude.
2. Chi ti sostituisce, se c'è un sostituto: nome, dove riceve, come si contatta. Prima di pubblicarlo chiedi il suo consenso e controlla i recapiti con lui.
3. Le urgenze: una frase chiara su a chi rivolgersi, secondo i servizi della tua zona, e il ricordo che i social non sono il canale per farlo.
4. Le richieste in sospeso: per esempio se c'è un giorno, prima della chiusura, per le pratiche da sbrigare. Scrivi solo ciò che hai deciso davvero.
5. La riapertura: il giorno e l'orario della prima giornata.

Un esempio inventato, solo per capirci: «Lo studio della dott.ssa Sara Conti resta chiuso da lunedì a venerdì della seconda settimana di agosto e riapre il lunedì successivo con gli orari consueti. In questi giorni riceve il dott. Luca Ferri, nel suo studio: i recapiti sono nelle storie in evidenza. Per le urgenze ci si rivolge ai servizi di emergenza.»

Il tono è quello di un cartello in sala d'attesa: niente scuse lunghe, niente frasi che distraggono dal punto. Un saluto breve alla fine va benissimo.

Quando pubblicarlo e dove ripeterlo

Sui social un avviso pubblicato una volta sola si perde in fretta. Conviene dividerlo in tre momenti:

• qualche settimana prima: un post con tutte le informazioni, da fissare in alto sul profilo, così chi arriva lo trova per primo;
• pochi giorni prima: una storia di promemoria, con le date e il rimando al post;
• il giorno della chiusura e quello della riapertura: una storia breve per ciascuno.

Poi raccogli le informazioni in una storia in evidenza chiamata, per esempio, «Ferie e chiusure», da aggiornare ogni volta. Finite le ferie, togli il post dall'alto e archivia le storie vecchie: un avviso scaduto che resta in vista confonde più di nessun avviso.

Fuori dai social, lo stesso testo va:

• sulla porta e in sala d'attesa;
• nel messaggio della segreteria telefonica;
• sul sito dello studio, se c'è;
• nelle informazioni della pagina e nella presentazione del profilo, dove indichi gli orari.

La regola è una sola: stesse date, stessi nomi, stessi recapiti ovunque. Se il cartello dice una cosa e il post un'altra, il paziente non sa a quale credere, e chiama.

Chiusure improvvise e cambi di orario

Non tutte le chiusure si programmano. Un'influenza, un imprevisto in famiglia, un guasto in studio: in questi casi l'avviso deve uscire in fretta, e conviene averlo già pronto.

Prepara un modello di avviso con gli spazi vuoti per le date e per il nome del sostituto. Tienilo in un posto noto a chi lavora con te, insieme alla grafica nei colori dello studio. Quando serve, la segreteria lo compila, tu lo rileggi in un minuto dal telefono, e si pubblica.

Per una chiusura improvvisa la storia è il formato più rapido. Se la chiusura dura più di un giorno, aggiungi anche un post fissato in alto. Non scendere nei dettagli del motivo: «Lo studio resta chiuso per un imprevisto» basta, e protegge la tua riservatezza.

Lo stesso metodo vale per i cambi di orario stagionali, come l'orario estivo, e per le festività: un post qualche giorno prima, una storia il giorno stesso, la storia in evidenza aggiornata. Quando torni agli orari consueti, dillo con la stessa chiarezza: anche la fine di un cambio è una notizia.

Domande frequenti

Devo scrivere il nome del medico che mi sostituisce?

Se c'è un sostituto, è l'informazione più utile per i pazienti. Prima di pubblicarla, però, chiedi a lui il permesso e verifica i recapiti. Per gli obblighi legati al tuo tipo di attività, il riferimento è il tuo Ordine.

Devo rispondere ai messaggi durante le ferie?

I social non sono il canale per le urgenze, e non serve restare collegati. Meglio una risposta automatica che ricordi le date di chiusura, il nome del sostituto e a chi rivolgersi per le urgenze. Così chi scrive ha subito ciò che gli serve, e tu riposi davvero.

Basta pubblicare l'avviso sui social?

No. I social aiutano, ma non raggiungono tutti. L'avviso va anche sulla porta, nella segreteria telefonica e sul sito, con le stesse parole. Il post è un modo in più per dare la notizia, non l'unico.

Da dove partire

Scrivi oggi il modello dell'avviso, con le date da riempire, e scegli dove tenerlo. Se vuoi che avvisi, storie in evidenza e piano del mese li prepari qualcuno mentre tu rileggi e approvi dal telefono, qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa. Il preventivo con la cifra esatta arriva dopo una chiamata.